Zasady organizowania i zatwierdzania

Home / HAL/HAZ / HAZ 2017/2018 / Zasady organizowania i zatwierdzania

ZASADY ORGANIZOWANIA AKCJI ZIMOWEJ 2017/2018 W OKRĘGU POMORSKIM ZHR

I. ZGŁASZANIE BIWAKU ZIMOWEGO/ZIMOWISKA

  1. ZGŁASZANIE W OKRĘGU

Zgłaszanie zamiaru zorganizowania biwaku zimowego/zimowiska w Okręgu Pomorskim ZHR odbywa się przez formularz dostępny pod linkiem: Formularz HAZ

  1. ZGŁASZANIE W KURATORIUM OŚWIATY

Zgłoszeniu do Kuratorium Oświaty podlega każdy wypoczynek, trwający nieprzerwanie co najmniej 2 dni w czasie ferii zimowych (29.01-11.02 termin ferii 2018 w woj. pomorskim) oraz zimowej przerwy świątecznej (23.12.17-01.01.18).

  1. Zasady zgłaszania biwaku zimowego – wypoczynek od 1 do 4 nocy
  • Zgłoszenia dokonujemy na 21 dni przed dniem rozpoczęcia wypoczynku.
  • Wchodzimy na stronę: https://wypoczynek.men.gov.pl, a następnie w zakładkę (prawy górny róg strony) organizatorzy.

Logujemy się na konto Okręgu Pomorskiego ZHR (organizatora wypoczynku).
Login: opom@zhr.pl,
hasło: zmienne, przed zalogowaniem należy napisać na adres hal-op@zhr.pl z prośbą o podanie aktualnego hasła.

  • Po zalogowaniu się rozpoczynamy wypełnianie formularza. Do jego wypełnienia potrzebujemy następujących danych:
  • Jaka to forma wypoczynku? – w przypadku biwaku zimowego zaznaczamy formę: Biwak
  • Termin wypoczynku
  • Rodzaj zakwaterowania wypoczynku
  • Nazwa obiektu i dokładny adres
  • Warunki sanitarno-higieniczne w obiekcie
  • Opieka medyczna (wystarczy znajomość danych teleadresowych oraz adresu najbliższego zakładu opieki zdrowotnej)
  • Liczba uczestników: z podziałem na tych powyżej i poniżej 10 roku życia
  • Ramowy plan wypoczynku
  • Informacja o komendancie: Imię i Nazwisko, nr telefonu, data WAŻNEGO zaświadczenia o niekaralności,
  • Informacje o wychowawcach wypoczynku: Imię i Nazwisko, data WAŻNEGO zaświadczenia o niekaralności

 Do zgłoszenia należy dołączyć:

  • WAŻNĄ opinię Państwowej Straży Pożarnej, potwierdzającą spełnienie przez obiekt wymagań ochrony przeciwpożarowej, wydana przez właściwego miejscowo komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej. UWAGA! Opinia ważna jest 3 lata od dnia jej wydania, jeśli warunki ochrony przeciwpożarowej obiektu nie uległy zmianie. *Warunek ten nie dotyczy wypoczynku organizowanego w szkołach i placówkach.
  • Po zapisaniu wypoczynku w bazie, należy wydrukować zgłoszenie i dostarczyć w formie papierowej osobiście lub wysyłając pocztą** do właściwego dla organizatora Kuratorium Oświaty.

*Tą czynność należy wykonać najpóźniej 21 dni przed rozpoczęciem wypoczynku. Liczy się data wpływu dokumentów do Kuratorium Oświaty. **W przypadku wysłania dokumentów pocztą liczy się data stempla pocztowego.

  1. Zasady zgłaszania zimowisk – trwający od 5 i więcej nocy

Takie same jak zgłaszanie biwaków zimowych – patrz lit. a.

II. ZASADY ZATWIERDZANIA I ORGANIZOWANIA BIWAKÓW ZIMOWYCH/ZIMOWISK

BIWAK ZIMOWY – procedura zatwierdzania Internetowego w Okręgu

  1. Do 15 listopada zostaje zgłoszony biwak zimowy do Okręgu Pomorskiego przez Formularz HAZ.
  2. Po 15 listopada Okręg zakłada foldery na Dysku Google, udostępnione tylko komendantowi zimowiska, na które będą wrzucane dokumenty związane z organizacją zimowiska.
  3. Najpóźniej 21 dni przed biwakiem zimowym należy zgłosić wypoczynek do Kuratorium Oświaty w Gdańsku.
  4. Po zgłoszeniu do KO Komendant wypoczynku umieszcza na swoim Dysku Google następujące dokumenty:
    • Listę kadry wypoczynku – format PDF
    • Wypełnioną kartę zgłoszenia biwaku zimowego
    • Skan całego planu biwaku zimowego podpisanego i zatwierdzonego przez hufcowego – format PDF lub JPG
    • Zgłoszenie do KO z numerem zgłoszenia – format PDF
    • Potwierdzenie zgłoszenia do KO (jak już będzie dostępne) – format PDF
    • Opinię Państwowej Straży Pożarnej, potwierdzającą spełnienie przez obiekt, w którym odbywa się biwak wymagań ochrony przeciwpożarowej
  5. Podczas wyjazdu Komendant musi posiadać następujące dokumenty (niezbędne w czasie kontroli z KO):
    • Kompletnie wypełnione karty kwalifikacyjne wszystkich uczestników
    • Książka pracy komendanta wypoczynku
    • Książki pracy wychowawców (każdy prowadzi swoją)
    • Ważne zaświadczenia o niekaralności KRK – dot. komendanta oraz wszystkich wychowawców

ZIMOWISKO – zatwierdzane osobiście w Okręgu

  1. Do 15 listopada zostaje zgłoszony biwak zimowy do Okręgu Pomorskiego przez Formularz HAZ.
  2. Po 15 listopada Okręg zakłada foldery na Dysku Google, udostępnione tylko komendantowi zimowiska, na które będą wrzucane dokumenty związane z organizacją zimowiska.
  3. Najpóźniej 21 dni przed biwakiem zimowym należy zgłosić wypoczynek do Kuratorium Oświaty w Gdańsku.
  4. Po zgłoszeniu do KO Komendant wypoczynku zgłasza gotowość do zatwierdzania zimowiska z przedstawicielem Zarządu Okręgu Pomorskiego ZHR (terminy zatwierdzania w terminarzu HAZ’18).
  5. Dokumenty niezbędne do zatwierdzenia zimowiska w okręgu:
    • Karta zatwierdzania zimowiska
    • Kompletnie wypełnione karty kwalifikacyjne wszystkich uczestników (niepełnoletnich, pełnoletnich)
    • Lista wszystkich uczestników zimowiska podpisana przez komendanta
    • Książka pracy komendanta wypoczynku
    • Książki pracy wychowawców (każdy prowadzi swoją)
    • Preliminarz zatwierdzony przez Skarbnika okręgu
    • deklaracje w sprawie ochrony życia i zdrowia – wypełniają wszyscy wychowawcy i komendant,
    • zakres obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień komendanta
    • zobowiązanie o odpowiedzialności materialnej – wypełnia komendant
    • Podczas wyjazdu Komendant musi posiadać następujące dokumenty (niezbędne w czasie kontroli z KO):
    • Kompletnie wypełnione karty kwalifikacyjne wszystkich uczestników
    • Książka pracy komendanta wypoczynku
    • Książki pracy wychowawców (każdy prowadzi swoją)
    • Ważne zaświadczenia o niekaralności KRK – dot. komendanta oraz wszystkich wychowawców