ZASADY ORGANIZOWANIA AKCJI ZIMOWEJ 2017/2018 W OKRĘGU POMORSKIM ZHR
I. ZGŁASZANIE BIWAKU ZIMOWEGO/ZIMOWISKA
- ZGŁASZANIE W OKRĘGU
Zgłaszanie zamiaru zorganizowania biwaku zimowego/zimowiska w Okręgu Pomorskim ZHR odbywa się przez formularz dostępny pod linkiem: Formularz HAZ
- ZGŁASZANIE W KURATORIUM OŚWIATY
Zgłoszeniu do Kuratorium Oświaty podlega każdy wypoczynek, trwający nieprzerwanie co najmniej 2 dni w czasie ferii zimowych (29.01-11.02 termin ferii 2018 w woj. pomorskim) oraz zimowej przerwy świątecznej (23.12.17-01.01.18).
- Zasady zgłaszania biwaku zimowego – wypoczynek od 1 do 4 nocy
- Zgłoszenia dokonujemy na 21 dni przed dniem rozpoczęcia wypoczynku.
- Wchodzimy na stronę: https://wypoczynek.men.gov.pl, a następnie w zakładkę (prawy górny róg strony) organizatorzy.
Logujemy się na konto Okręgu Pomorskiego ZHR (organizatora wypoczynku).
Login: opom@zhr.pl,
hasło: zmienne, przed zalogowaniem należy napisać na adres hal-op@zhr.pl z prośbą o podanie aktualnego hasła.
- Po zalogowaniu się rozpoczynamy wypełnianie formularza. Do jego wypełnienia potrzebujemy następujących danych:
- Jaka to forma wypoczynku? – w przypadku biwaku zimowego zaznaczamy formę: Biwak
- Termin wypoczynku
- Rodzaj zakwaterowania wypoczynku
- Nazwa obiektu i dokładny adres
- Warunki sanitarno-higieniczne w obiekcie
- Opieka medyczna (wystarczy znajomość danych teleadresowych oraz adresu najbliższego zakładu opieki zdrowotnej)
- Liczba uczestników: z podziałem na tych powyżej i poniżej 10 roku życia
- Ramowy plan wypoczynku
- Informacja o komendancie: Imię i Nazwisko, nr telefonu, data WAŻNEGO zaświadczenia o niekaralności,
- Informacje o wychowawcach wypoczynku: Imię i Nazwisko, data WAŻNEGO zaświadczenia o niekaralności
Do zgłoszenia należy dołączyć:
- WAŻNĄ opinię Państwowej Straży Pożarnej, potwierdzającą spełnienie przez obiekt wymagań ochrony przeciwpożarowej, wydana przez właściwego miejscowo komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej. UWAGA! Opinia ważna jest 3 lata od dnia jej wydania, jeśli warunki ochrony przeciwpożarowej obiektu nie uległy zmianie. *Warunek ten nie dotyczy wypoczynku organizowanego w szkołach i placówkach.
- Po zapisaniu wypoczynku w bazie, należy wydrukować zgłoszenie i dostarczyć w formie papierowej osobiście lub wysyłając pocztą** do właściwego dla organizatora Kuratorium Oświaty.
*Tą czynność należy wykonać najpóźniej 21 dni przed rozpoczęciem wypoczynku. Liczy się data wpływu dokumentów do Kuratorium Oświaty. **W przypadku wysłania dokumentów pocztą liczy się data stempla pocztowego.
- Zasady zgłaszania zimowisk – trwający od 5 i więcej nocy
Takie same jak zgłaszanie biwaków zimowych – patrz lit. a.
II. ZASADY ZATWIERDZANIA I ORGANIZOWANIA BIWAKÓW ZIMOWYCH/ZIMOWISK
BIWAK ZIMOWY – procedura zatwierdzania Internetowego w Okręgu
- Do 15 listopada zostaje zgłoszony biwak zimowy do Okręgu Pomorskiego przez Formularz HAZ.
- Po 15 listopada Okręg zakłada foldery na Dysku Google, udostępnione tylko komendantowi zimowiska, na które będą wrzucane dokumenty związane z organizacją zimowiska.
- Najpóźniej 21 dni przed biwakiem zimowym należy zgłosić wypoczynek do Kuratorium Oświaty w Gdańsku.
- Po zgłoszeniu do KO Komendant wypoczynku umieszcza na swoim Dysku Google następujące dokumenty:
- Listę kadry wypoczynku – format PDF
- Wypełnioną kartę zgłoszenia biwaku zimowego
- Skan całego planu biwaku zimowego podpisanego i zatwierdzonego przez hufcowego – format PDF lub JPG
- Zgłoszenie do KO z numerem zgłoszenia – format PDF
- Potwierdzenie zgłoszenia do KO (jak już będzie dostępne) – format PDF
- Opinię Państwowej Straży Pożarnej, potwierdzającą spełnienie przez obiekt, w którym odbywa się biwak wymagań ochrony przeciwpożarowej
- Podczas wyjazdu Komendant musi posiadać następujące dokumenty (niezbędne w czasie kontroli z KO):
- Kompletnie wypełnione karty kwalifikacyjne wszystkich uczestników
- Książka pracy komendanta wypoczynku
- Książki pracy wychowawców (każdy prowadzi swoją)
- Ważne zaświadczenia o niekaralności KRK – dot. komendanta oraz wszystkich wychowawców
ZIMOWISKO – zatwierdzane osobiście w Okręgu
- Do 15 listopada zostaje zgłoszony biwak zimowy do Okręgu Pomorskiego przez Formularz HAZ.
- Po 15 listopada Okręg zakłada foldery na Dysku Google, udostępnione tylko komendantowi zimowiska, na które będą wrzucane dokumenty związane z organizacją zimowiska.
- Najpóźniej 21 dni przed biwakiem zimowym należy zgłosić wypoczynek do Kuratorium Oświaty w Gdańsku.
- Po zgłoszeniu do KO Komendant wypoczynku zgłasza gotowość do zatwierdzania zimowiska z przedstawicielem Zarządu Okręgu Pomorskiego ZHR (terminy zatwierdzania w terminarzu HAZ’18).
- Dokumenty niezbędne do zatwierdzenia zimowiska w okręgu:
- Karta zatwierdzania zimowiska
- Kompletnie wypełnione karty kwalifikacyjne wszystkich uczestników (niepełnoletnich, pełnoletnich)
- Lista wszystkich uczestników zimowiska podpisana przez komendanta
- Książka pracy komendanta wypoczynku
- Książki pracy wychowawców (każdy prowadzi swoją)
- Preliminarz zatwierdzony przez Skarbnika okręgu
- deklaracje w sprawie ochrony życia i zdrowia – wypełniają wszyscy wychowawcy i komendant,
- zakres obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień komendanta
- zobowiązanie o odpowiedzialności materialnej – wypełnia komendant
- Podczas wyjazdu Komendant musi posiadać następujące dokumenty (niezbędne w czasie kontroli z KO):
-
- Kompletnie wypełnione karty kwalifikacyjne wszystkich uczestników
- Książka pracy komendanta wypoczynku
- Książki pracy wychowawców (każdy prowadzi swoją)
- Ważne zaświadczenia o niekaralności KRK – dot. komendanta oraz wszystkich wychowawców