Zatwierdzanie obozów

TRYB ZGŁASZANIA I ZATWIERDZANIA WYPOCZYNKÓW LETNICH 2018

Niniejszy tryb dotyczy zgłaszania i zatwierdzania obozu, na którym wszystkie jednostki są z Okręgu Pomorskiego ZHR. Jeśli zabieracie jednostki z innego okręgu lub jedziecie w ramach innego okręgu ZHR to każda drużyna/gromada musi uzyskać zgodę swojego Komendanta/Komendantki Chorągwi oraz poinformować mailowo Koordynatora HAL – hal-op@zhr.pl

Oprócz tego, w przypadku zgłaszania obozu w innym okręgu, należy stosować regulaminy i tryb, który dotyczy tego właściwego okręgu.

KOLEJNOŚĆ ZATWIERDZANIA:

  1. Hufcowe i Hufcowi
  2. Skarbnik Okręgu
  3. Przesłanie karty zatwierdzenia obozu/kolonii
  4. Przewodniczący Zarządu Okręgu (lub osoby przez niego upoważnione)

Ad. 1 PROGRAM u hufcowych oraz komendantów obozu/kolonii najpóźniej do 15 maja 2018

Program powinien zawierać ogólne informacje o obozie, (kiedy, gdzie, z kim, opis terenu), charakterystykę drużyny i uczestników, kadrę, cele wychowawcze i programowe (należy podać przy nich w nawiasie konkretne zadania obozowe realizujące dany cel), harmonogram, sprawności i stopnie, opis fabuły (lub stylizacji), plan dnia obozowego, opis poszczególnych dni obozowych (opis jednego dnia zawiera: cel i fabułę tego konkretnego dnia, harmonogram zajęć z podziałem na przedpołudnie, popołudnie, wieczór i ew. noc z podaniem przybliżonego czasu trwania zajęć). Pamiętajcie w pierwszym dniu obozu w programie zapoznanie z regulaminami.

Program musi także zatwierdzić podpisem komendant obozu/kolonii. Tryb przed/po hufcowych, w tym roku, pozostaje do Waszego uzgodnienia.

Ad. 2 PRELIMINARZ u Skarbnika Okręgu do 15 maja 2018

(nie wymagany w przypadku zatwierdzenia przy sprawdzaniu wniosku do KO i pozostaje bez zmian).

Preliminarz posiada 3 zakładki (preliminarz okręgowy, preliminarz szczegółowy oraz preliminarz KO). Został przygotowany w formułach zliczających odpowiednie rubryki. Dopuszczane jest też posiadanie preliminarza na nośniku cyfrowym i ewentualny wydruk w Biurze Okręgu po dokonaniu korekt.

Ad. 3 KARTA ZATWIERDZENIA obozu /kolonii do 15 maja 2017

Organizator obozu przesyła kartę zatwierdzenia obozu/kolonii z podpisem komendanta o kompletności dokumentacji obozowej na adres hal-op@zhr.pl.

Ad. 4 FORMALNIE i FINANSOWO u Przewodniczącego Okręgu między 22 maja,a 5 czerwca 2017

W momencie zatwierdzania Komendant Obozu musi posiadać:

  • Wypełnioną kartę zatwierdzenia obozu / kolonii
  • Listę uczestników podpisaną przez komendanta obozu/kolonii zgodną z obowiązującym wzorem z adresami i numerami PESEL (podczas zatwierdzania jeden egzemplarz zostaje w okręgu).
  • Listę kadry wychowawczej i pomocniczej podpisaną przez komendanta obozu/kolonii. Do kadry wychowawczej zalicza się komendanta i wszystkie osoby z uprawnieniami wychowawcy. Do kadry pomocniczej wszystkie inne dorosłe osoby nie będące uczestnikami (np. zaopatrzeniowiec, magazynier, kucharz, ratownik itp.); w uwagach należy wpisać funkcję, jaką będzie pełniła dana osoba (podczas zatwierdzania jeden egzemplarz zostaje w okręgu).

Wymaganie przedstawienia listy kadry wychowawczej sformułowane jest bezpośrednio w ustawie o systemie oświaty (art. 92d), która reguluje kwestie organizacji „wypoczynku”.

  • Kompletnie wypełnione karty kwalifikacyjne wszystkich uczestników (zgodne z nowym wzorem). Osoby pełnoletnie, które nie pełnią funkcji wychowawczych lub logistycznych (np. kierowca, magazynier) i nie są uczniami, wypełniają kartę dorosłego uczestnika obozu.

Jest to wymaganie sformułowane bezpośrednio w ustawie o systemie oświaty (art. 92k), która reguluje kwestie organizacji „wypoczynku”. Karta jest też dokumentem potwierdzającym, że harcerz został nam przez rodziców powierzony pod opiekę – będziemy jej potrzebowali w przypadku np. wizyty u lekarza i we wszystkich sytuacjach kryzysowych związanych z pojedynczym uczestnikiem. Jej wzór jest ustalony w rozporządzeniu MEN. Prosimy o uporządkowanie kart przed przystąpieniem do zatwierdzania (najlepiej wg kolejności na liście uczestników), to znacznie przyspieszy procedurę.

  • Ważne orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych:

1) kadra i personel mający bezpośredni kontakt z artykułami żywnościowymi, (komendant, kwatermistrz, zaopatrzenie, kucharki, magazynier żywnościowy, pielęgniarka itp.) Orzeczenie takie może być wydane przez lekarza podstawowej opieki zdrowotnej, ale do jego uzyskania niezbędne jest wykonanie badań na nosicielstwo pałeczek z rodzaju Shigella i Salmonella, które przeprowadzają z wymazu kału uprawnione laboratoria. Wyniki tego badania załącza się do orzeczenia.

Obowiązek ten wynika z ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia (art. 59), oraz z ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych (art. 6, ust. 1, pkt 5); doprecyzowany jest też w instrukcji Głównego Inspektora Sanitarnego (par. 6).

2) wychowawcy w placówkach wypoczynku dzieci i młodzieży muszą mieć orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy wychowawczej. Orzeczenie takie może być wydane przez lekarza podstawowej opieki zdrowotnej (nie każdy z nich jest do tego przekonany). W niektórych przypadkach lekarz może np. skierować na dodatkowe badanie RTG klatki piersiowej w celu wykluczenia gruźlicy lub odmówić podpisania dokumentu.

Obowiązek ten wynika, podobnie jak w punkcie powyżej, z ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych (art. 6, ust. 1, pkt 5).

Tak jak w latach ubiegłych, przed HAL zostanie zorganizowane spotkanie z lekarzem w siedzibie Okręgu Pomorskiego ZHR.

  • Uprawnienia kadry – posiadanie odpowiednich stopni instruktorskich – poświadczenie w postaci zaświadczenia wydanego przez Okręg Pomorski ZHR, ewentualnie zaświadczenia o ukończeniu kursu wychowawców przez osoby pełniące funkcje wychowawcze oraz o ukończeniu kursu kierowników przez komendanta; ukończenie kursu kwatermistrzowskiego przez kwatermistrza; posiadanie zaświadczenia o niekaralności przez komendanta oraz osoby pełniące funkcje wychowawcze; komendant,
  • Zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności – obowiązek posiadania takiego zaświadczenia ma Komendant obozu/kolonii oraz wszyscy wychowawcy. Zaświadczenie takie można uzyskać od ręki w punktach informacyjnych KRK po osobistym złożeniu wniosku, wydane zaświadczenie jest ważne przez 12 miesięcy. W celu zwolnienia z opłaty (30 zł) należy przedstawić wystawione przez Okręg zaświadczenie o wolontarystycznym pełnieniu funkcji. Jest również możliwość uzyskania zaświadczenia z KRK za pośrednictwem poczty oraz przez pełnomocnika (za dodatkową opłatą). Więcej informacji (np. co konkretnie wpisać we wniosku) można znaleźć na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Wymaganie to jest sformułowane bezpośrednio w ustawie o systemie oświaty (art. 92p), która reguluje kwestie organizacji „wypoczynku”. Zwolnienie z opłaty za wydanie zaświadczenia następuje na podstawie ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym (art 24).

  • Zobowiązania i deklaracje kadry obozowej:

1) zakresy obowiązków członków kadry z podpisami,

2) deklaracje w sprawie ochrony życia i zdrowia – wypełniają wszyscy wychowawcy i komendant,

[podczas zatwierdzania oryginały deklaracji pozostają w okręgu]

Deklaracja jest dokumentem poświadczającym przyjęcie powierzonych przez Okręg (prawnego organizatora) obowiązków związanych z pełnieniem funkcji wychowawczej podczas obozu.

3) zakres obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień komendanta

4) komendant i kwatermistrz wypełniają również zobowiązanie o odpowiedzialności materialnej

[podczas zatwierdzania oryginały dokumentów pozostają w okręgu]

Zobowiązanie jest dokumentem poświadczającym przyjęcie przez komendanta i kwatermistrza odpowiedzialności majątkowej za powierzone im przez Okręg (prawnego organizatora) wpłaty rodziców i inne środki przekazane na rzecz obozu oraz obowiązku prawidłowego rozliczenia wydatków.

5) Zakres obowiązków kwatermistrza

6) umowy wolontariackie z kadrą obozu – umowy wolontariackie muszą być podpisane z osobami pełniącymi różne funkcje na obozie (kadra wychowawcza i pomocnicza), jeżeli osoby te nie są instruktorami ZHR. Pozwala to między innymi na objęcie ich naszym ubezpieczeniem OC. Ponadto w niektórych wypadkach zasadne będzie podpisanie zakresu obowiązków.

Jakkolwiek w rozumieniu art. 44 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie umowy takie w przypadku większości obozów mogły by być zawierane ustnie, ze względu na przepisy ubezpieczeniowe zalecamy spisanie odpowiedniej umowy w każdym wypadku.

  • Kserokopie uprawnień specjalistycznych:

1) przewodników górskich (do wyjazdów w górach, w wypadkach, gdy państwowe przepisy wymagają prowadzenia wędrówek przez uprawnionych przewodników),

2) innych uprawnień w wypadku wyjazdów specjalistycznych, o ile państwowe przepisy wymagają takich uprawnień,

3) 2 ratowników wodnych – kserokopie stron z książeczki ratownika – z danymi osobowymi, z opłaconymi składkami, z wpisem lekarza (niedopuszczalne jest organizowanie obozów stałych bez nadzoru ratownika, w przypadku korzystania z usług np. pobliskiego ośrodka należy potwierdzić taką możliwość dokumentem z ośrodka)

  • Wydrukowany druk zgłoszenia obozu / kolonii do Kuratorium Oświaty z potwierdzeniem złożenia, dla obozów wędrownych: dokładnie rozpisana trasa z terminami i miejscami noclegów (dokładny adres, możliwość dotarcia) oraz potwierdzenie rezerwacji miejsc noclegowych lub kopie przelewów potwierdzających wysłanie zaliczek na poczet rezerwacji noclegów, potwierdzona opieka medyczna (np. umowa o przejęciu opieki medycznej nad obozem przez pobliski ośrodek zdrowia lub lekarza mającego prywatną praktykę; najlepszym wyjściem jest oczywiście całodobowy pobyt lekarza lub pielęgniarki na placówce; warto tez przed przyjazdem uczestników obozu / kolonii sprawdzić gdzie w pobliżu przyjmuje stomatolog)
  • Mapka z opisem dojazdu (zaznaczyć w googlemaps, gdzie dokładnie znajduje się obóz / podać współrzędne geograficzne / zaznaczyć na mapie topograficznej, dla obozów wędrownych – mapa z zaznaczoną trasą)
  • Książka pracy komendanta

Komendant prowadzi swój dziennik, w którym prócz planów, zajęć podopiecznych, podsumowań, odpraw umieszczane są wpisy z wizytacji zewnętrznych i nadzoru wewnętrznego placówki.

  • Książka pracy wychowawcy

Każdy wychowawca musi prowadzić osobną książkę pracy. W książce pracy wypisuje się dzieci /młodzież za które odpowiedzialność bierze wychowawca, potwierdzone jego podpisem.

  • Jadłospis – z uwzględnieniem zasad żywienia w zależności od rodzaju wypoczynku i wysiłku (kolonia, obóz stały, wędrowny)
  • Regulaminy obozowe – poruszania się po drogach, kąpieli, ppoż. (najlepiej już przygotowane do wywieszenia na tablicach ogłoszeń)
  • Zaświadczenie o wpisaniu placówki do rejestru wypoczynku (nadany numer wpisu w Kuratorium) – jeżeli w momencie zatwierdzania nie posiadacie z uzasadnionych względów zaświadczenia o zgłoszeniu wypoczynku, a jedynie dowód jego złożenia we właściwym Kuratorium Oświaty, obóz może zostać zatwierdzony warunkowo, z obowiązkiem przedstawienia zaświadczenia, najpóźniej jeden tydzień przed rozpoczęciem wyjazdu grupy kwatermistrzowskiej do Przewodniczącego Okręgu. W takim przypadku Komendant obozu po dostarczeniu wymaganego zaświadczenia uzyskuje statut zatwierdzonego
  • Umowa najmu lub pisemna zgoda właściciela terenu
  • Oryginały lub kopie wszystkich umów zawartych do czasu zatwierdzania obozu w okręgu:

1) z personelem obozu/kolonii

2) podmiotami świadczącymi usługi na rzecz obozu/kolonii.

UWAGA: Warunkiem zatwierdzenia obozu JEST BRAK ZALEGŁOŚCI, należy, więc:

  • mieć składki opłacone do III kwartału 2018 włącznie przez każdą drużynę jadącą na obóz oraz kadrę instruktorską
  • opłacone składki na NNW 2018 przez wszystkie drużyny jadące na obóz
  • rozliczona dokumentacja finansowa i inwentarzowa wszystkich jednostek jadących na obóz za rok 2017 (koordynator Akcji Letniej po porozumieniu z Księgową Okręgu informuje o aktualnym stanie Komendantów Chorągwi oraz Zarząd Okręgu)
  • Książkę finansową obozu, książkę bankową obozu, sprawozdanie obozowe

W momencie zatwierdzania u Przewodniczącego Zarządu komendant Obozu musi posiadać:

  • komplet zatwierdzonego planu pracy i preliminarza z podpisami osób zatwierdzających,
  • środki niezbędne do przeprowadzenia obozu na koncie – min. 50% wpłat uczestników.
  • założony zeszyt zaliczek – wzór znajduje się na stronie Okręgu
  • dowód opłacenia zaliczki na poczet podatku od zawartej umowy, podpisane umowy zarejestrowane w Biurze Okręgu,

UBEZPIECZENIE OC

UWAGA! Jeżeli chcecie kogokolwiek dodatkowo ubezpieczyć indywidualnie poprzez wykupienie polisy OC u ubezpieczyciela tak, by polisę można było rozliczyć w obozie/kolonii, ubezpieczającym musi być Okręg Pomorski ZHR, a jako ubezpieczonego podajemy dane wychowawcy, którego ubezpieczamy.

Wszyscy instruktorzy oraz osoby pełniące funkcje instruktorskie – tzn. mianowane na jakąkolwiek funkcję rozkazem –także kwatermistrzowie, przyboczni etc. muszą być objęci ubezpieczeniem OC.

DOKUMENTY, KTÓRE ODDAJE SIĘ DO OKRĘGU W CZASIE ZATWIERDZENIA:

  1. Kopia wypełnionej karty zatwiedzenia obozu / kolonii.
  2. Kopia zaświadczenia o wpisie do rejestru kuratorium.
  3. Kopia preliminarza finansowego
  4. Zakres obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień komendanta wypoczynku – 1 oryginał zostaje.
  5. Deklaracja ochrony zdrowia i życia komendanta wypoczynku – 1 oryginał zostaje.
  6. Zobowiązanie o odpowiedzialności materialnej komendanta i kwatermistrza – 1 oryginał zostaje.
  7. Zakres obowiązków kwatermistrza– 1 oryginał zostaje.
  8. Kopia zaświadczenia o ukończeniu kursu kierowników przez komendanta, ewentualnie kursów wychowawców – jeśli dotyczy osób, które nie posiadają właściwego stopnia instruktorskiego.
  9. Kopia listy uczestników.
  10. Informacja na temat dojazdu – opisana mapka.
  11. W przypadku obozów wędrownych dokładnie rozpisana trasa z terminami i miejscami noclegu w wymienionych miejscowościach (dokładny adres); w przypadku akcji zagranicznych kopia pozytywnej opinii Naczelnictwa ZHR.

ZATRUDNIENIE PERSONELU NA OBOZACH

Na podstawie zatwierdzonych preliminarzy obozów, Zarząd Okręgu upoważnia komendantów do podpisywania umów cywilnoprawnych (umów zleceń i umów o dzieło, a także umów dotyczących najmu terenu, odprowadzania ścieków, przejazdów itp.). Obozy, które zatrudniają personel, przy zatwierdzaniu finansowym obozów u Przewodniczącego Zarządu, dostarczają podpisane umowy wraz z należną zaliczką na poczet podatku od zawartej umowy. Powyższa procedura związana jest z koniecznością terminowego odprowadzenia naliczonego podatku do Urzędu Skarbowego.